個人情報保護について

個人情報保護の取組みについて

被保険者および被扶養者の皆様へ

平成15年5月に「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という）が成立し、平成17年4月から企業や健康保険組合（以下「健保組合」という）の個人情報の取扱いに関する義務が課せられるようになりました。

日本電子健康保険組合（以下「当組合」という）では、非常にセンシティブな個人情報を取扱っている事業体であると認識し、個人情報の保護について、従来から細心の注意をはらって取扱ってまいりました。今後さらに、次のような考えのもと、万全を期して取組みを推進して行くことをお知らせいたします。

健保組合は、健康保険法が定める目的『労働者の業務以外の事由による疾病、負傷もしくは死亡または出産およびその被扶養者の疾病、負傷、死亡または出産に関して保険給付を行い、もって国民の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする』に基づき事業を行っています。

また、健康保険法では『保険者は、健康教育、健康相談、健康診査、その他の被保険者およびその被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うように努めなければならない。』とも規定されています。

このように当組合は、被保険者やその被扶養者（以下「加入者」という）の病気やケガの治療費をみるばかりでなく、お産や死亡した時の費用をも補助し、病気やケガ、出産のために一時的に収入が無くなった場合にも、生活費の補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査など必要な事業も行っています。

加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対してサービスを提供していくために無くてはならないものです。よって、その個人情報を安全に保管し、取扱うことを最大の任務と認識し、事業運営に関わる全役職員に徹底いたします。（注1）

（注1）全役職員とは、選定理事4名、互選理事4名、選定及び互選監事各1名の計10名と事務長を含む4名の事務職員を指します。

また、当組合では、プライバシーポリシーに掲げた事項を常に念頭に起き、加入者などの個人情報の保護に万全を尽くすことを誓います。

平成17年3月
日本電子健康保険組合

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものも含む）をいいます。

プライバシーポリシー

日本電子健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

• 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
• 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
• 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日・法律第57号)第27条第1項各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
• 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
• 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
• 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
• 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

個人情報の種類

当組合において通常の業務で保有する加入者の個人情報の種類は以下の通りです。

• 適用情報
• レセプト情報
• 健康診断情報
• 現金給付情報
• 柔道整復情報
• 保健事業情報

さらに詳しくお知りになりたい方は下表をご覧ください。

日本電子健康保険組合が保有する個人情報の種類および内容

個人情報の種類		個人情報の内容
被保険者	被保険者適用情報	記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、当初取得日,資格喪失日、標準報酬月額、報酬実績、扶養者の有無、所属・勤務地
	任意継続被保険者適用情報	記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日,資格喪失時の標準報酬月額、扶養者の有無
	被保険者レセプト情報	本人家族区分、診療区分、保険者番号、記号・番号、給付割合、診療年月、府県コード、医療機関コード、氏名、性別、生年月日、特記事項、職務上の事由、医療機関の所在地及び名称、診療科、傷病名、診療開始日、転帰、診療実日数、決定点数、公費点数、一部負担金額、患者負担金額、外来負担金額、入院負担金額、薬剤負担金額、薬剤負担公費分、 食事療養日数、食事療養日数公費分、食事療法決定額、 食事療養決定額公費分、食事療養標準負担額、 食事療法標準負担額公費分、診療内容
	被保険者健康診断情報	記号・番号、被保険者・被扶養者、生年月日、電話番号、事業所名、事業所社員コード、受診費用、健診種目名、健診受診日、健診機関名、健診機関所在地、画像（レントゲン写真）、相談・指導内容、所見、疾病既往歴、家族既往症
	被保険者現金給付情報	記号・番号、氏名、生年月日、住所、電話番号、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、医療費、装具装着日、装具購入費用、証明先医療機関名、労務不能期間、労務不能期間に受けた給与、労務不能期間の出勤状況、出産（予定）日、出生児数、出生児名、続柄、死亡年月、死亡原因（病名）、除籍謄本記載内容、埋葬に要した費用、個人番号
	被保険者柔道整復情報	記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、施術年月、施術金額、傷病名、柔道整復師の振込口座
	被保険者保健事業情報	氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、FAX番号、e-mailアドレス、事業所名、所属、保養所利用日、健康増進運動参加状況
被扶養者	被扶養者適用情報	氏名、生年月日、性別、被保険者との続柄、職業（学校名）、月平均収入額、同居別居の別
	被扶養者レセプト情報	被保険者レセプト情報と同じ
	被扶養者健康診断情報	被保険者健康診断情報と同じ
	被扶養者現金給付情報	氏名、生年月日、被保険者との続柄、振込口座、受診医療機関名、受診年月、傷病名、医療費、装具装着日、装具購入費用、出産（予定）日、出生児数、出生児名、続柄、死亡年月日、死亡原因（病名）、除籍謄本記載内容、個人番号
	被扶養者柔道整復情報	記号・番号、氏名、生年月日、施術柔道整復師名、施術年月、施術金額、傷病名、柔道整復師の振込先口座、被保険者との続柄
	被扶養者保健事業情報	被保険者保健事業情報と同じ

日本電子健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

日本電子健康保険組合（以下「当組合」という。）におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という。）からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という。）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

• 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。業務処理コンピューターは当組合で管理しますが、供給元の「ユニバーサルビジネスソリューションズ社」に管理支援を依頼し、支援に必要な情報を渡します。
  • 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、住民票・戸籍謄本・課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費のお知らせ、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 一部の事業主から被保険者の現所属勤務地のデータを受け取り「マスター」に登録します。このデータは保険事業対象者の抽出や各種案内配布等に利用します。
  • 医療機関や他の保険者（区市町村、年金事務所を含む。）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関「立川中央病院附属健康クリニック他医療機関」及び同機関提携健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
  • 被扶養者への一部の健診案内は「有限会社ノースアイランド」に依頼し郵送を依託しています。
  • 契約保養所利用者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、性別、住所データを契約施設「リゾートトラストほか１社」に渡し、施設利用申し込みに利用します。
  • 海外駐在員向け常備薬の配布について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを家庭用常備薬斡旋業者「白石薬品」に渡し、常備薬配布に利用します。
• 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、「赤ちゃんとママ社」に渡し、育児書「赤ちゃんと！」を送付します。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
  • 柔道整復師の請求書の、データパンチを「株式会社大正オーディット」に委託します。柔整師の一部負担金請求の確認を本人に実施するものとし、照会状発送を大正オーディット社に委託し、発送に必要なデータを渡します。
• レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプトは、支払基金でイメージスキャナーにて読み取り後、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。
  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。内容審査は「株式会社大正オーディット」に委託します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付（一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金）の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを基に、医療費通知を加入者にWEB配信します。ジェネリック関連通知も同様とします。
  • レセプトデータの中から、老人の長期入院者を抽出し、保健師による相談事業を実施します。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • レセプトデータの有無を基に、無受診者を抽出し、健康者表彰を行います。賞品等は、事業所を通じて被保険者に渡します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
• 健康診断については、健診受託業者の「立川中央病院附属健康クリニック他医療機関」に業務委託して実施します。
  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、事業主と双方でそのデータを保有し、被保険者（従業員）の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
• 特定保健事業については、健保連共同事業に参加するなどし、必要な情報を委託業者に渡します。
  • 当組合が依頼する委託業者は以下の通りです。
    「SOMPOヘルスサポート株式会社」
    「株式会社フィッツプラス」
    「株式会社ベネフィット・ワン」
    「RIZAPグループ株式会社」
• その他保健事業の実施について
  • 健康講演会の参加者名簿を参加者に配布します。
• 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
  • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。
• 特定個人情報について
  

  特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。

  特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。

  なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1、2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

  また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

  • （1）各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
    また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  • （2）規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者「株式会社日本パープル」に委託し、溶解処理を行います。
    また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
    なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

健康診断受託機関その他医療機関

生活習慣病健診	立川中央病院付属健康クリニック IMS Me-Life クリニック 八重洲 うしお病院 フェニックスメディカルクリニック 相模野病院 戸田中央総合健康管理センター 船員保険北海道健康管理センター 天童温泉篠田病院 IMS Me-Life クリニック 仙台 つくば総合健診センター 横浜リーフ　みなとみらい健診クリニック 名古屋国際セントラルクリニック 名古屋中京サテライトクリニック 大阪住友生命総合健診システム 広島県環境保健協会 メディックス広島集団検診協会 高松セントラルパーククリニック 福岡西日本産業衛生会福岡健診診療所
配偶者健診	野村病院予防医学センター 八王子健康管理センターあおやぎ会 新町クリニック健康管理センター 日の出ケ丘病院 大宮シテイクリニック 横浜総合健診センター 大阪中央病院
婦人科健診	大阪ブレストクリニック 山形全日本労働福祉協会東北支部
その他	ケイエスクリニック ファーストメディカルクリニック 日本口腔保健協会

個人情報の第三者提供の事前同意について

平成17年3月

個人情報を第三者に提供する場合には、加入者の同意が必要です。

個人情報保護法では、加入者の利益になるもの又は事業者（当組合）側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも加入者にとって合理的といえないものについては、実施前（新規加入者については加入時）にあらかじめ加入者の同意を得ておれば、事業者（当組合）の定めた方法で実施できる項目がある」と定めています。

これに基づき、当組合が定めた方法で実施する項目について、個人情報保護法が施行される前に、次のとおり同意の確認をいたします。

（1）同意の通知方法
同意を得るための通知は、加入者一人一人に行うよう求められていますが、その方法は、加入者一人一人が容易に知ることができる方法で良いことになっています。同一の同意通知を加入者一人一人に行うのは、当組合の事務量が膨大となり、皆様にとっても合理的といえません。
よって、宛名を「被保険者および被扶養者の皆様へ」とした文書を被保険者単位に1部配布いたします。また、同内容を本ホームページにも掲載いたしました。

（2）同意を得る方法
同意を得る方法は「明示の同意」ではなく「黙示の同意」でも良いことになっています。
「明示の同意」とは、加入者一人一人から文書で同意を得ることです。「黙示の同意」とは、同意しない人のみが申し出る方法で、申し出がなかった方は同意したとみなす方法です。
「明示の同意」は、当組合の事務量が膨大になるだけでなく、皆様にとっても合理的ではないと考えて、「黙示の同意」による方法にて対応させていただくことにしました。

（3）同意を得て実施する項目
事前同意の確認を得て実施する項目は次のとおりです。

• 高額療養費および一部負担還元金等を本人の申請に基づかずに、事業主経由で支給すること。
  保険給付は本人の申請に基づき支給することが原則ですが、高額療養費および一部負担還元金等は、医療機関からの請求に基づき、当組合が自動的に第三者である事業主経由で支給しています。これは加入者の利益になる項目ですので、従来どおりの方法で実施いたします。
• 医療費通知を、家族分にまとめて発行すること。
  個人情報保護法では、家族も第三者と定義されています。よって、医療費通知は加入者一人一人に送信するのが原則です。しかし、これでは当組合の事務量が膨大になります。また、健康保険法では、保険給付は被保険者に対して行うことになっています。よって、従来どおり家族分にまとめて被保険者に送信いたします。
• 資格確認書の配布を、加入者一人一人に直接でなく、被保険者経由で行うこと。
  前項同様に、家族も第三者であるという定義では、資格確認書は加入者一人一人に直接渡すことが原則です。しかし、これでは当組合の事務量が膨大になり、皆様にとっても合理的とはいえません。よって、被扶養者分も被保険者経由で配布いたします。

個人情報の共同利用の公表について

個人情報保護法では、個人情報を特定の者と共同で利用する場合には、その内容を、あらかじめ加入者に通知または公表することとされています。
当組合は、次の事業について、個人情報を共同利用することを公表いたします。

• 事業所と共同で実施する生活習慣病予防健康診断等
  健康診断後の指導・相談等を行うために、加入者の健康診断に係る個人情報を、事業所（当組合への加入各社）と共同で利用いたします。

　

前記の第三者提供に同意されない方、および共同利用の停止を希望される方は、被保険者証の記号・番号、氏名およびその理由を記載した文書で、当組合の常務理事までお申し出ください。
申し出がなかった場合、同意をいただいたもの、および停止を希望されなかったものとして取り扱います。